בדיקת אי-מיילים מדי כמה דקות שורפת זמן יקר. לכן, מומלץ להגביל את מספר הכניסות לתא האי-מייל לשלוש עד חמש פעמים במהלך יום העבודה. בכל פעם כזו רצוי להשיב לפניות שדורשות טיפולמיידי ולא להתעכב על מחיקת מסרים שנקראו.
ללא שיטה קבועה, הופך מסך המחשב למבוך פתלתל וחמקמק של תיקיות וקבצים אין סופיים. כדי לשנות זאת, כדאי לתייק גם את המסמכים במחשב בצורה שיטתית: לפי נושאים ובעזרת שמות מדויקים. במסמכים הנצברים במחשב, בדיוק כמו באלה שבעולם האמיתי, מומלץ לעשות סדר וניקיון לפחות פעמיים בשנה. זו הזדמנות נהדרת לרכז מסמכים מפוזרים לתיקייה מאחדת, עם שם מתאים יותר, וגם להשליך לסל המיחזור את כל מה שהצטבר וכבר לא צריכים.
סקרים של חברות תוכנה מצביעים על כך שמדי יום אנחנו מבזבזים לפחות עשר דקות רק על מחיקת דואר זבל. ממש חבל על הזמן, כי זו פעולה שיכולה להיעשות על ידי תוכנה חינמית, שאפשר להוריד מהאינטרנט בקלות.
כשאין פנאי להשיב על אי-מיילים, אפשר להפעיל את שירות התגובה האוטומטית שיש כמעט בכל תוכנת דואר אלקטרוני. תגובה כזו מבהירה לשולחים כי האי-מייל שלהם הגיע ליעדו, אך לא תתקבל תגובה מיידית לפנייה.
כדאי להקדיש עשר דקות כל בוקר ולפני סיום כל עבודה לניקוי תיבת הדואר האלקטרוני מכל המסרים שנקראו וכבר אינם דרושים.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה